Stappenplan creëren facturen

Om facturen te maken voor een groep Relaties moeten er enkele stappen worden doorlopen:

1. Maken van een Documentsjabloon. Een Word-bestand dat als basis dient voor de factuurbestanden die moeten worden aangemaakt door Voorstroom.
2. Maken van een Factuursjabloon. De definitie van wat er in de facturen moet worden opgenomen.
3. Genereren van Factuurdefinities. De data van de individuele facturen voor een groep van relaties.
4. Genereren van Factuurbestanden. Dit is het uiteindelijke resultaat, de PDF met de gegenereerde factuur voor een specifieke relatie.

Maak een Word document waarin ‘Placeholders’ zijn opgenomen. Placeholders zijn velden die vervangen moeten worden bij het genereren van het document. Hieronder is een lijst opgenomen van placeholders die kunnen worden gebruikt. Er is een Voorbeeld factuur documentsjabloon beschikbaar.

Upload het het Documentsjabloon in het scherm ‘Facturen’, tabblad ‘Documentsjablonen’ en klik vervolgens op ‘Toevoegen’.\

 

Mogelijke placeholders

Placeholder	Omschrijving
<DATUM>	Huidige datum
<FACTUUR-VORM>	Creditfactuur of factuur
<FACTUUR-NUMMER>
<FACTUUR-VERVALDATUM>
<FACTUUR-REGEL-OMSCHRIJVING>
<FACTUUR-REGEL-AANTAL>
<FACTUUR-REGEL-BEDRAG>	Bedrag (excl. BTW)
<FACTUUR-REGEL-SUBTOTAAL>
<FACTUUR-REGEL-BTWPERCENTAGE>	BTW percentage
<FACTUUR-SUBTOTAAL>	Subtotaal bedrag factuur (excl. BTW)
<FACTUUR-SUBTOTAAL-BTW>	Subtotaal BTW bedrag
<FACTUUR-TOTAAL>	Totaal bedrag factuur (incl. BTW)
<RELATIE-VOORNAAM>	Voornaam van de gekoppelde relatie
<RELATIE-ACHTERNAAM>
<RELATIE-ORGANISATIE>	Naam van de organisatie
<RELATIE-NAAM>	Indien zakelijk: Naam van de organisatieAnders: Voor- en achternaam van de relatie
<RELATIE-POSTCODE>
<RELATIE-STRAAT>
<RELATIE-HUISNUMMER>
<RELATIE-STAD>
<RELATIE-KENMERK>	Het unieke kenmerk van de relatie
<RELATIE-IBAN>
<RELATIE-IBAN-TEN-NAME-VAN>
<INITIATIEF-NAAM>	Naam van het initiatief
<INITIATIEF-EMAIL>
<INITIATIEF-TELEFOON>
<INITIATIEF-POSTCODE>
<INITIATIEF-STRAAT>
<INITIATIEF-HUISNUMMER>
<INITIATIEF-STAD>
<INITIATIEF-BTW>	BTW-nummer van het initiatief
<INITIATIEF-KVK>	KVK-nummer van het initiatief

Mogelijke conditionele placeholders

Onderstaande placeholders kunnen gebruikt worden om conditioneel tekst te tonen. U dient hiervoor de tekst die u conditioneel wilt tonen binnen twee placeholders te plaatsen.

Voorbeeld

<FACTUUR-IS-DEBET>U dient het bedrag binnen 14 dagen over te maken.<FACTUUR-IS-DEBET>

Placeholder	Omschrijving gebruik
<FACTUUR-IS-DEBET>	Als het een debetfactuur betreft
<FACTUUR-IS-CREDIT>	Als het een creditfactuur betreft
<RELATIE-IS-IBAN-BEKEND-JA>	Als de IBAN van de relatie wel bekend is
<RELATIE-IS-IBAN-BEKEND-NEE>	Als de IBAN van de relatie niet bekend is

Een ‘Factuursjabloon’ bevat de definitie van wat er in de facturen moet worden opgenomen en kan worden gecreëerd in het scherm ‘Facturen’.
Ga naar het tabblad ‘Sjablonen’ en klik op de knop ‘Toevoegen’. Het onderstaande scherm wordt weergegeven:

De ‘Omschrijving’ onder ‘Definitie informatie’ is voor intern gebruik.
De gegevens onder ‘Regel(s)’ is bedoeld om te worden opgenomen in de uiteindelijke PDF documenten die worden gegenereerd.

Een ‘Factuursjabloon’ voor het innen van de jaarlijkse contributie voor het lidmaatschap van een energiecoöperatie zou er als volgt uit kunnen zien:

Na het opslaan van de ‘Factuursjabloon’ wordt direct het scherm geopend voor het genereren van ‘Factuurdefinities’.

Een factuurdefinitie bevat de data van de individuele facturen voor een groep van relaties.

• In het ‘Patroon factuurnummer’ kan worden opgegeven hoe het factuurnummer eruit moet komen te zien.
• Voorbeeld: “EC{jjjj}{mm}{dd}{volgnummer}” (zonder aanhalingstekens) wordt omgezet naar “EC2019080800001”, “EC2019080800002”, enz.
• ‘Start volgnummer’ is waarmee het veld {volgnummer} voor de groep van facturen nu moet starten. Normaal gesproken is dit het eerstvolgende nummer na de laatste factuur die is gecreëerd.
• Er kan een ‘Label’ worden toegekend aan elke ‘Factuurdefinitie’ die wordt aangemaakt. Op die manier kan er in het overzichtsscherm van ‘Facturen’ gemakkelijk op worden gefilterd.
• Om ‘Factuurdefinities’ te maken moet een ‘Label’ worden geselecteerd die is toegekend aan één of meerdere relaties.

Een ingevuld scherm kan er als volgt uitzien:

Klik vervolgens op de knop ‘Genereren’ om de ‘Factuurdefinities’ voor de individuele facturen voor de geselecteerde relaties te genereren.

De gegenereerde ‘Factuurdefinities’ zijn nu zichtbaar in het scherm ‘Facturen’ in het eerste tabblad ‘Facturen’.
Eventueel kan er gefilterd worden op het zojuist toegekende label (indien toegepast).

De ‘Factuurdefinities’ van de individuele facturen staan nu klaar. De laatste stap is om de uiteindelijke PDF bestanden te creëren die kunnen worden verstuurd naar de groep van relaties waarvoor ze bestemd zijn.

Ga naar het scherm ‘Facturen’ en selecteer onder ‘Filters’ bij ‘Heeft document?’ voor ‘Nee’. Kies eventueel een ‘Label’ om de lijst van facturen verder te filteren. Klik vervolgens op de knop ‘Genereer documenten’ om voor de huidige weergegeven lijst van facturen de PDF factuurbestanden te genereren.

De bestanden worden op de achtergrond gegenereerd. Zorg ervoor dat er geen filter voor documenten meer actief is en klik op de knop ‘Verversen’ om de lijst van facturen te verversen. Bij de facturen waarvoor een factuurbestand is gegenereerd wordt een paperclip weergegeven.

Klik op een factuur om de details in te zien. Klik vervolgens op het vergrootglas onder ‘Document’ om de details van het factuurdocument in te zien. In datzelfde scherm kan tevens het PDF bestand worden gedownload.